Samenwerking

21-09-2021

Blog Jeanet Thiewes

Lees je mee in onze maandelijkse blog? Deze maand een interview met manager gastouderbureau Jeanet Thiewes.

Bij het werken als gastouder heb je altijd te maken met een gastouderbureau. Waarom zit daar eigenlijk een bureau achter? En wat kan je precies verwachten van een gastouderbureau? We gaan in gesprek met Jeanet, manager van gastouderbureau DOL FIJN.

Altijd leuk om te weten: hoe ben je in deze functie terecht gekomen?

‘Toen ik destijds opvang zocht voor mijn eigen zoon kwam ik uiteindelijk terecht bij gastouderbureau Harlekijn in ScherpenzeeI. Het werk leek me erg leuk en zo ben ik in 2001 zelf als bemiddelingsmedewerker begonnen. Op den duur ben ik meer beleidsmatige taken gaan doen en ben ik doorgegroeid naar manager gastouderbureau. In 2014 is Harlekijn gefuseerd met DOL FIJN, maar het gastouderbureau is nog altijd een heel zelfstandige tak binnen DOL FIJN. We regelen veel zelf, zoals PR, activiteiten en scholing. Momenteel heb ik een dubbelfunctie. Voor heel DOL FIJN ben ik kwaliteitsmanager en daarnaast manager van de gastouderopvang.’

 

Hoeveel mensen werken er bij het gastouderbureau?

‘Er zijn nu 4 bemiddelingsmedewerkers en ik als manager. Alle bemiddelingsmedewerkers hebben een pedagogische opleiding op minimaal HBO niveau. We worden ondersteund door mensen op het servicebureau, zij regelen onder andere de personeelsadministratie en alle andere financiën zoals facturen en jaaropgaves. Ook staan ze klaar bij alle vragen van (gast)ouders over deze onderwerpen. Verder beantwoorden zij de telefoon als er wordt gebeld naar het algemene nummer.’

 

Hoeveel gastouders en kinderen zijn er bij DOL FIJN ingeschreven?

‘We hebben nu 100 tot 110 gastouders en er zijn bij deze gastouders ongeveer 400 kinderen geplaatst. Het precieze aantal wisselt natuurlijk.’

 

Hoeveel nieuwe gastouders melden zich ongeveer aan?

‘Er zijn ongeveer 15 tot 20 gastouders per jaar die door de procedure heenkomen. We zijn altijd op zoek naar nieuwe gastouders. Daarvoor hebben we ook een leuke actie met een premie. Als iemand een gastouder aanbrengt, krijgt diegene €100 op het moment dat de nieuwe gastouder een half jaar voor ons werkt.’

 

Welke werkzaamheden voert een bemiddelingsmedewerker uit?

‘Een bemiddelingsmedewerker heeft natuurlijk veel contact met ouders en gastouders. Er komen heel veel vragen binnen van gastouders en ook wel van ouders. Daarnaast is een bemiddelingsmedewerker bezig met intakes, evaluaties en het koppelen van ouders en gastouders. Er komen administratieve zaken bij kijken zoals plaatsingsbewijzen maken, iedereen goed in het systeem zetten, alle papieren voor de GGD kloppend maken en zorgen dat alles klopt in het Landelijk Register Kinderopvang. Het is een complex geheel qua werkzaamheden. Ook PR is iets waar we over na moeten denken, want het is belangrijk nieuwe gastouders te vinden. Vaak volgen de kinderen dan vanzelf. Dit komt ook omdat de gastouders zelf actief zoeken.

 

Het werk bestaat dus vooral uit het begeleiden van gastouders, maar ook het aanbieden van opleidingen, trainingen en andere activiteiten hoort erbij. We vinden kwaliteit bij DOL FIJN heel belangrijk. Jaarlijks bieden we herhalingscursussen EHBO voor kinderen aan, waar gastouders zich voor kunnen inschrijven. We organiseren ook intervisie avonden, waarbij gastouders elkaar kunnen ontmoeten. We zijn nu weer bezig met bijeenkomsten op het terras, zodat gastouders elkaar weer kunnen zien. In het verleden hebben we thema avonden gedaan, voor zowel gastouders als ouders. Scholing voor gastouders vinden we erg belangrijk, dus we besteden graag tijd aan goede scholing.

Verder moeten onze bemiddelingsmedewerkers verplicht 2 keer per jaar langs bij de gastouder. Eén keer een risico-inventarisatie van het huis en de andere keer een evaluatiegesprek. Soms willen ouders of gastouders ook graag een extra evaluatiegesprek of is er een koppelingsgesprek voor een nieuw kindje.’

 

Waarvoor kunnen (gast)ouders terecht bij de bemiddelingsmedewerker?

‘(Gast)ouders kunnen voor vrijwel alles terecht bij een bemiddelingsmedewerker. Als zij iets niet weten, wordt er doorverwezen naar het servicebureau of naar mij als manager. Maar onze bemiddelingsmedewerkers hebben een enorme pedagogische, administratieve én wettelijke kennis en kunnen veel vragen direct beantwoorden.’

 

Wat zijn de meest gestelde vragen van gastouders?

‘Er komen veel vragen over de kinderen. Bijvoorbeeld een kind dat veel huilt, niet goed slaapt of een ritme wat niet goed aansluit. Deze vragen beantwoorden de bemiddelingsmedewerkers meestal zelf, maar DOL FIJN heeft ook pedagogische coaches die ingeschakeld kunnen worden. Ook zijn er veel vragen over de administratieve rompslomp, zoals welke uren schrijf ik wel en welke niet. Daarnaast zijn er veel extra vragen nu met Corona.’

 

En van ouders?

‘Die vragen gaan vaak ook over het schrijven of aanpassen van uren of administratie. Of als ze zich zorgen maken of het goed gaat met hun kind bij de gastouder. Dan nemen we contact op met de gastouder en kan er een evaluatiegesprek gepland. Alles uitspreken naar elkaar klaart vaak al de lucht. Er is wel minder contact met de ouders dan met de gastouders: “Als het goed loopt, dan loopt het goed. Dan is er geen contact nodig met de bemiddelingsmedewerker,” is een veelgehoorde opmerking van ouders.’

 

Hoe verloopt het proces van inschrijving tot daadwerkelijk beginnen als gastouder?

‘Vaak bellen nieuwe gastouders eerst, ook kunnen ze zich online aanmelden. We komen eerst thuis op intake gesprek om een goede indruk te krijgen. Tijdens de intake wordt alles doorgenomen: diploma’s, EHBO, de VOG, etc. Zo moet bijvoorbeeld niet alleen de gastouder zelf een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) hebben, maar ook de partner en huisgenoten van 18 jaar of ouder. Ook een moeder of schoonmaker die structureel langskomen als de kinderen er zijn, moeten een VOG hebben. Verder worden het pedagogisch beleid en diverse protocollen, zoals kindermishandeling en huiselijk geweld, doorgesproken. Daarnaast beoordelen we de pedagogische kwaliteiten.

 

Zijn beide partijen akkoord, dan worden de papieren getekend en wordt de risico inventarisatie doorgenomen. De nieuwe gastouder wordt aangemeld bij de gemeente. De gemeente geeft het door aan GGD en die doet de eerste check. Kloppen alle papieren? Dan maakt de GGD een afspraak voor het inspectiebezoek. Na akkoord van de inspecteur wordt er een rapport opgemaakt. Vervolgens neemt de gemeente de nieuwe gastouder op in het LRK, waar ze 10 weken de tijd voor hebben. Dat is soms lastig, maar gelukkig gaat het vaak wel wat sneller.’

 

Hoe verloopt de koppeling tussen ouder en gastouder?

‘Toen ik begon in 2001 kwamen de ouders altijd bij ons en gingen wij op zoek naar gastouders. Sinds het Landelijk Register Kinderopvang er is, is dat veranderd en vinden de ouders en gastouders elkaar vaak zelf al. Ook zijn gastouders professioneler en maken ze zelf reclame via bijvoorbeeld een Facebookpagina. Er is wel altijd een intake bij ouder en gastouder én een koppelingsgesprek tussen ouder en gastouder, ook al kennen ze elkaar al. Ook bij een tweede kind moet er weer een koppelingsgesprek plaatsvinden. Het is belangrijk dat alle verwachtingen goed worden uitgesproken.’

 

Hoe zit het met de concurrentie van andere gastouderbureaus?

‘De concurrentie is erg hoog, er zijn veel gastouderbureaus. We hebben in het verleden veel last gehad van bureaus die veel te lage prijzen hanteerden en alles via Internet deden. Maar juist het persoonlijke contact is erg belangrijk. Wij proberen echt de persoonlijke kwaliteit hoog te houden. We gaan vaak naar de gastouders toe, geven trainingen en organiseren andere avonden.

Ouders hebben vaak niet in de gaten wat een gastouderbureau allemaal doet en kiezen gemakshalve voor het goedkoopste bureau.’

 

Het is druk in de gastouderopvang.

‘Dat is iets van de laatste jaren. Het is altijd een golfbeweging qua drukte in de gastouderopvang. We lopen qua drukte altijd iets achter de kinderdagverblijven aan. Als het daar drukker wordt, dan even later ook bij ons.’

 

Wat maakt DOL FIJN anders dan andere gastouderbureaus?

‘Vooral het persoonlijke contact. Maar ook de snelheid van handelen, wij proberen dezelfde dag antwoord te geven. We zijn altijd correct en koppelen terug aan de (gast)ouders. “Doe wat je zegt en zeg wat je doet,” zeg ik dan. Het is vaak niet inzichtelijk voor ouders wat het gastouderbureau allemaal doet. Aandacht voor ouder, gastouder en kind en een professionele houding is erg belangrijk. Ouders zouden ook eens aan hun gastouder moeten vragen, wat doet DOL FIJN nu voor je?’

 

Heb je nog aanvullingen?

‘We hebben echt een heel leuk team met heel ervaren medewerkers. Ik vind het heel leuk om daar leiding en vorm aan te geven. Alle wettelijke bepalingen meenemen en het hele pakket vind ik heel erg leuk om te doen. Ons team werkt heel fijn samen. We zijn allemaal heel verschillend, maar dat heeft juist weer zijn charme. Mijn hart ligt echt bij de gastouderopvang, een prachtige vorm van opvang die helaas bij veel mensen niet goed bekend is. Ik vind het nog altijd erg leuk om dit werk te doen.’